LECCIÓN #1: INTRODUCCIÓN

Primero veamos este simpático video de "me gusta tu chamba"

¿QUÉ ES UNA RECEPCIONISTA?

Una recepcionista es una persona encargada de la administración y del apoyo en la oficina. Su trabajo se realiza, mayormente, al frente de una mesa de la organización. En la mayoría de los casos, es el primer contacto empresarial con el que un individuo se encuentra a la hora de llegar a la organización. Una de sus responsabilidades principales es la de recibir las visitas entrantes y las llamadas telefónicas.

Si alguien decide dedicarse a esta profesión tiene que saber que será el primer contacto con la compañía y que proporcionará el apoyo administrativo necesario a lo largo de toda la organización. 

 Será la encargada de gestionar el flujo de gente a lo largo del día y de asegurarse de que todas las tareas de la administración hayan sido completadas de forma precisa, a tiempo, con alta eficiencia y calidad.

AHORA VAMOS A VER EL TESTIMONIO DE UNA RECEPCIONISTA ESTRELLA.

¿A qué se refiere ella con "empatía"?

Le invitamos a entrar aL siguiente enlace, para familiarizarse con cualidades importantes en una buena recepcionista. Haga click sobre este título:

CUALIDADES DE UNA RECEPCIONISTA

LABORES DIARIAS

Dependiendo de la compañía la recepcionista puede ser responsable de cualquiera de las siguientes funciones.

1. RECIBIR A LOS VISITANTES

Esta persona se encarga de saludar de forma adecuada a las visitas, de determinar las necesidades del mismo de una forma profesional, de mantener el registro del visitante, de ofrecer bebidas a los visitantes, de dirigirlos de forma correcta a la persona adecuada, y de garantizar una copia de seguridad de su trabajo cuando se ausente de la recepción.

2. RESPONDER A LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS

Se centra en responder y dirigir las llamadas entrantes de manera educada y a tiempo, de determinar la propuesta de la llamada, de manejar las consultas y de proporcionar la información correcta, dirigir las llamadas hacia la persona correcta, y de tomar y entregar los mensajes de forma precisa y completa.

3. GESTIONAR EL EMAIL

Esta función se centra en ordenar y distribuir los emails entrantes, preparar el correo saliente o el que debe ser recogido por mensajería, organizar las entregas de mensajería.

 4. MONITORIZAR LA SEGURIDAD

Se caracteriza por monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas de recepción, administrar los pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad sospechosa en caso de ser detectada.

5. ACTIVIDADES FINANCIERAS

Esta función se centra en monitorizar y registrar los pagos de caja, el balance de dinero, preparar los bonos de viaje, las tareas básicas y las más complejas que conllevan la empleabilidad  monetaria. Para esto deberá recibir un entrenamiento especial de la empresa. 

6. ACTIVIDAD CLERICAL

Se entiende por esta actividad el fotocopiar y cotejar documentos, el fax, el archivarlos de forma precisa, el mantenimiento del equipo y el informe de cualquier función mal ejecutada, la monitorización, el control y el orden de los materiales de oficina.

7. ORGANIZAR REUNIONES

Dentro de esta función encontramos el agendar de forma correcta las reuniones, informar a los participantes, reservar una habitación para este fin con el material necesario y organizar el catering en caso de que fuera necesario.

8. APOYO SECRETARIAL

En algunas ocasiones la persona recepcionista puede ayudar al secretario. Este apoyo consiste en preparar la correspondencia y los documentos, actualizar las bases de datos, organizar los emails, preparar y mantener los discursos, así como realizar un seguimiento y una actualización constante de la agenda de citas y reuniones.

 

9. ÁREA DE MANTENIMIENTO DE LA RECEPCIÓN

Esta función se centra en mantener el área de recepción limpia y ordenada, así como de organizar el material de lectura.

ES IMPORTANTE RECALCAR QUE CADA EMPRESA TIENE SU DESCRIPCIÓN DE PUESTO, DONDE SE ESPECIFICAN LAS FUNCIONES DE CADA EMPLEADO, SEGÚN LA NECESIDAD DE LA EMPRESA. 

TAREA

¿Cuál de esas funciones cree usted que es la más importante?

Explique por qué. 

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